Sidste år stoppede 13 kommunaldirektører, flere direktører sagde op eller blev fyret, og endnu flere på forvaltningschefniveau skiftede job. Indtil stillingerne er genbesat, skal en konstitueret leder sikre driften og sørge for, at der bliver mindst mulig uro. Hvordan gør man det, og er konstitueringen en prøveperiode eller en overgangsordning?

Vi har talt med to topchefer om deres personlige erfaringer og faglige overvejelser. Helle Hagemann Olsen, som med egne ord ‘tog en for holdet’ og var konstitueret kommunaldirektør i Frederikssund i efteråret, og Danmarks vel nok mest erfarne konstituerede kommunaldirektør Johannes Nilsson fra Bornholm.

Johannes Nilsson har været konstitueret hele tre gange som kommunaldirektør, før han i vinteren 2019 blev udnævnt til kommunaldirektør på Bornholm. Det virker ømtåleligt, men han er ikke i tvivl om, at han skylder at dele sin erfaring med andre kommunale ledere.

Tre anbefalinger
Hvis kommunerne skal minimere effektivitetstabet og usikkerheden, som opstår, når en chef stopper, så kræver det noget af alle parter, indleder kommunaldirektøren fra Bornholm.

For det første er der behov for hurtig politisk og ledelsesmæssig afklaring af konstitueringen og ønskerne til den nye leders profil. Johannes Nilsson anbefaler, at kommunalbestyrelsen hurtigst muligt afklarer, hvilken profil den ønsker til en stilling, så den kan melde ud, om den ønsker en ekstern eller er åben for en intern kandidat.

- Hvis det overhovedet er muligt i forhold til de forskellige – også politiske – hensyn, der kan være, skal der være stor tydelighed om, hvilken konstituering der er tale om. Er det en indirekte prøveperiode til en fastansættelse, eller er der tale om en overgangsperiode, som skal bygge bro mellem den forrige chef og den nye chef. Fordi det har så stor betydning for, hvordan tingene fungerer i konstitueringsperioden, siger han.

For det andet skal der være en større åbenhed over for intern rekruttering, mener Johannes Nilsson.

- Ofte vil det være en god ide at ansætte en intern kandidat, som allerede kender organisationen og kan komme i gang med det samme. Det vil gøre effektivitetstabet mindre og medvirke til at holde gode kræfter i kommunen. Det er mange gode til på mellemleder- og institutionsniveau, men det gælder også på direktionsniveau.

- Kommunalbestyrelserne skal være opmærksom på, om de kommer til at foretage en ubevidst skævvridning til fordel for eksterne kandidater. En ekstern kandidat kan være et let politisk kompromis, fordi ingen har en forudgående historik, mens den interne kandidat på godt og ondt har arbejdet på sit kandidatur og ansøgning i årevis, og så vil alle ikke være enige i alt, siger han.

For det tredje skal den konstituerede kommunaldirektør selv definere sit ledelsesrum og prioritere opgaverne med udgangspunkt i organisationens behov her og nu og forventningerne til tiden efter konstitueringen. 

Sikker drift kan fortolkes meget snævert og kortsigtet, men konstitueringen kan også være en mulighed for at vise handle- eller innovationskraft. Man skal være benhård til at prioritere sin tid, da man også skal varetage sine oprindelige ledelsesopgaver. Prioriteringen er både et strategisk og taktisk valg og viser, hvorfor det stort set er umuligt at undgå effektivitetstab i forbindelse med lederskift. 

Derfor er der heller ikke en enkelt opskrift på god konstitueret ledelse. De tre gange, Johannes Nilsson selv har været konstitueret, har været meget forskellige.

Unødvendigt ledelsesvakuum
- Første gang, stillingen som kommunaldirektør var vakant på Bornholm, foretog kommunen ikke en egentlig konstituering. I stedet deltes vi om opgaven i direktionen, og samtidig havde vores borgmester flere opgaver. Det er ikke en løsning, jeg vil anbefale. Heller ikke selvom vi havde rent driftsfokus i den periode. Når der er flere ledere indover, øger det usikkerheden i organisationen om prioriteringen og retningen samtidig med, at det nedsætter tempoet og mudrer den politisk- og administrative rollefordeling.

Det selvom alle på det tidspunkt var enige om, at der var behov for en ny ekstern kommunaldirektør. Johannes Nilsson deltog selv i ansættelsesudvalget og var med til at ansætte Laila Kildesgaard i 2013.

Løb en risiko
Da Laila Kildesgaard små fire år senere søgte til KL, valgte kommunalbestyrelsen at konstituere Johannes Nilsson som kommunaldirektør for at få en entydig ansvarsfordeling. Men i modsætning til første gang ville Johannes Nilsson ikke sidde i ansættelsesudvalget. Han var kandidat.

– Jeg valgte at søge stillingen, velvidende at kommunalbestyrelsen ikke var afklaret med, om den ville have en ekstern kandidat, eller der var muligheder for en intern ansøger.

Kommunen havde lige været igennem en større og succesfuld organisationsomlægning, så under konstitueringen havde Johannes Nilsson fokus på driften. Han så det mindre som en mulighed for at vise, hvordan han ville håndtere stillingen fremadrettet.

- Det var en svær balance. Du er midlertidigt ansat, og alle både politikere, medarbejdere og eksterne behandler dig anderledes, end de gjorde, da du var fagdirektør. På den anden side er du ikke ansat, så de er meget afventende overfor dig og åbner ikke helt op for posen.

Johannes fik som bekendt ikke stillingen. Det gjorde tidligere departementschef Peter Loft, mens Johannes returnerede til sin hidtidige stilling som fagdirektør.

- Nogle havde nok trukket stikket og fundet et andet job efter konstitueringsperioden, men jeg havde meldt ud, at jeg ville være loyal overfor den kommunaldirektør, som ansættelsesudvalget valgte, og det var jeg. Jeg var også glad for mit job som fagdirektør.

Ledelsesseminar på første arbejdsdag
Da kommunen og Peter Loft et par år senere afbrød samarbejdet, blev Johannes Nilsson igen konstitueret som kommunaldirektør. Johannes fik denne gang flere opfordringer til at søge stillingen og meldte med det samme ud, at han var interesseret.

- Jeg var afklaret med, at nu var det knald eller fald. Hvis ikke jeg fik stillingen, så ville jeg søge væk fra kommunen. Samtidig var situationen en anden. Den forrige kommunaldirektør var stoppet, fordi man politisk ønskede en anden profil til den fremadrettede ledelse af kommunen. Jeg valgte fra starten at give mit bud på, hvordan jeg ville gribe det an.

- Allerede dagen efter, jeg blev konstitueret, var der for eksempel planlagt et stort ledelsesseminar med udgangspunkt i ledelseskommissionens anbefalinger. Det ville jeg ikke aflyse. Så jeg tog rollen på mig og satte retning for den proces og det ledelsesgrundlag, vi skulle arbejde videre med på Bornholm. Det virkede naturligt, og det var med til at sikre, at effektivitetstabet ved udskiftningen ikke blev så stort, fordi jeg allerede kendte organisationen og kunne komme hurtigt i gang.

Hold det kort
Det til trods oplevede Johannes Nilsson en stor forandring, da han nogle måneder senere gik fra konstitueret til kommunaldirektør i februar 2019. 

Samarbejdspartneres, politikeres og medarbejderes holdninger og forventninger til det ene og det andet kom først frem efter ansættelsen. Kravene steg med det samme og blev mere eksplicitte. Sådan er det, og han agerer selv på samme måde overfor de ledere, som har været konstitueret og senere er blevet ansat i kommunen.

- Mit råd er derfor at holde konstitueringer så korte som muligt. Undtagelsen er, hvis konstitueringen går ind over et kommunalvalg eller sker midt i en større forandring af f.eks. organisationen.

Holdt gryden i kog
Den opfattelse deler Helle Hagemann Olsen, som har været konstitueret tre en halv måned som kommunaldirektør i Frederikssund Kommune, efter at Ole Jacobsen skiftede til DAB, og inden Frederiksbergs tidligere kommunaldirektør Torben Kjærgaard blev ansat.

- Jeg stod på en bund af tillid fra kommunalbestyrelsen, men du bliver konstitueret fra den ene dag til den anden. Det er hårdt arbejde, for du skal også passe dit normale lederjob samtidig med dit nye midlertidige job.

Præcis som Johannes Nilsson på Bornholm efterspurgte, så havde Helle Hagemann Olsen fået et tydeligt mandat. Det var på forhånd afklaret, at kommunalbestyrelsen ønskede en kommunaldirektør udefra, så alle vidste, at hun havde opgaven i en overgangsperiode, og ingen skulle bruge tid på at motivforske.

Helle Hagemann Olsen startede derfor med at sige til organisationen, at hendes opgave var at holde gryden i kog og sørge for, at den ikke brændte på. Tilfældigvis kom konstitueringen stort set til at svare til den periode, hvor budgetlægningen er mest intensiv.

- Jeg gjorde budgettet til mit primære fokus og satte alle nye projekter på standby, ligesom jeg udskød opfølgningen på en større organisationsomlægning, til en ny kommunaldirektør var på plads. Endelig tog Vinge-sagen (byudviklingsområde i Frederikssund) rigtig meget af min tid, fordi vi havde et udbud, som ikke lykkedes. På mit eget fagområde bad jeg derfor mine chefer løfte et større ansvar. Den prioritering var jeg helt transparent omkring. I det hele taget er transparens et mantra i min ledelse – men det virkede endnu mere vigtigt i konstitueringsperioden, siger hun.

Balancegang
Den konstituerede kommunaldirektør i Frederikssund lagde desuden stor vægt på at skabe ejerskab og få de øvrige direktører og organisationen med ombord på alle større beslutninger.

- Udover sikker drift så jeg det som en vigtig strategisk opgave at fastholde sammenholdet i organisationen. Der skulle være stor legitimitet om beslutningerne, så de var holdbare efter min tid, siger hun. 

- Jeg har nok været længere tid om at træffe beslutningerne og endnu mere inkluderende, end jeg ville have været, hvis jeg havde været ansat i stillingen. For det bliver simpelthen endnu mere udtalt og vigtigt at skabe den rigtige balance og prioritering internt, når mandatet er midlertidigt, og du ved, du skal fungere som ligeværdig fagdirektør bagefter. Lige så snart konstitueringen er afsluttet, så hører din særstatus op.

- Den bevidsthed er vigtig at have med, og jeg vil råde til at gå til kanten af ansættelsesretten, så den konstituerede leder ved, om det bliver en overgangsperiode eller er en slags uforpligtende prøveperiode. Det handler om at minimere så meget usikkerhed og tvivl som muligt, når en leder stopper, og indtil en ny starter. 

- Det har været både spændende og sjovt at være konstitueret, men det handler ikke om mig. Opgaven som konstitueret er at minimere effektivitetstabet og sikre driften, så borgerne ikke bliver berørt af lederskiftet, slutter Helle Hagemann Olsen.