Det hænder ofte, at ordregivere forfalder til én af de to mest gængse udbudsformer, når de skal gennemføre et indkøb, nemlig offentligt eller begrænset udbud. Det skyldes naturligvis til dels, at ordregivere har ubetinget frit valg mellem de to udbudsformer, mens andre udbudsformer – fx udbud med forhandling – kun kan anvendes under visse betingelser. Men det skyldes erfaringsmæssigt også et overset potentiale, især i relation til udbud med forhandling. 

Langt flere ordregivere burde efter min opfattelse anvende udbudsformen udbud med forhandling.

Hvornår må man bruge udbud med forhandling?

Lad os begynde med det nemme. Ordregivere indenfor forsyningsvirksomhedsdirektivets område kan frit anvende udbud med forhandling, og der gælder ikke særlige betingelser for at anvende udbudsformen.

Inden for udbudslovens område stiller det sig dog anderledes. Her er ordregivere som udgangspunkt begrænset til at skulle anvende udbudsformerne offentligt udbud eller begrænset udbud og kan derfor kun anvende udbud med forhandling, hvis visse betingelser er opfyldt. 

Barren for at anvende udbud med forhandling er dog overkommelig. Fx kan ordregivere anvende udbud med forhandling, hvis et indkøbsbehov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, eller hvis en kontrakt på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet mv. ikke kan tildeles uden forudgående forhandling. Og en tidligere direktør for Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udtalte i forbindelse med introduktionen af udbudsloven og de dengang nye lempeligere regler om adgangen til at forhandle, at ordregiver ”kan forhandle om alt andet end hyldevarer”.

Alligevel er det min oplevelse, at mange ordregivere (måske) overser denne udbudsforms potentiale. 

Overset potentiale

En udbudsproces er reguleret af omfattende procedureregler, der skal sikre gennemsigtighed og ligebehandling. En overdreven rigiditet i udbudsprocessen kan dog nogle gange medføre, at ordregivere går glip af muligheder for tilpassede løsninger, der giver mere værdi for pengene.

Et udbud med forhandling åbner døren for en mere dynamisk og samarbejdsorienteret udbudsproces. Den tillader ordregiveren at forhandle direkte med potentielle leverandører for at forfine krav og finde de bedste løsninger - og ofte medfører forhandlingsforløbet også, at pennen spidses en ekstra gang før tilbudsgiveren afgiver sin pris. Forhandlingselementet skaber derfor ikke kun rum for innovation, men sikrer også, at leverandørernes ekspertise inddrages, før kontrakten er indgået og det ofte er for sent.  

Ordregivere skal være opmærksomme på, at udbud med forhandling kan være en relativt tidskrævende udbudsform, der typisk medfører, at det varer to til tre måneder længere at gennemføre udbuddet. Udbudsprocessen stiller derfor store krav til ordregivers planlægning, ikke bare under udbuddet, men i særdeleshed også før, idet udbuddet skal iværksættes i god tid før kontraktstart.

Derudover skal ordregivere også være opmærksomme på, at udbudsloven stiller krav om, at udbudsbekendtgørelsen indeholder en beskrivelse af forhandlingsforløbet. Ordregiver behøver dog ikke at beskrive forhandlingsforløbet i detaljer, og en henvisning til udbudsbetingelsernes beskrivelse af det forventede forhandlingsforløb er tilstrækkeligt til at opfylde udbudslovens krav om ”en beskrivelse af forhandlingsforløbet”.   

Tidskrævende – men fordelene opvejer  

En af de mest klare fordele ved et udbud med forhandling er, at processen giver mulighed for at tilpasse kravene til ydelsen undervejs i processen, så den indkøbte løsning og de kontraktuelle rammer tilpasses ordregivers budget og behov samt mulighederne i markedet. Udbudsformen bidrager også til at nedbringe risici, herunder risikoen for ukonditionsmæssige tilbud, og til at sikre, at de valgte løsninger er effektive både økonomisk og funktionelt.

Ved gennemførelse af et almindeligt offentligt eller begrænset udbud ender ordregiver derimod ofte med at anvende en ikke-optimal specificering af ydelsen og måske et konkret ubalanceret kontraktudkast, hvilket typisk medfører en dårligere og dyrere ydelse.

Ved at inddrage leverandørerne i en mere åben dialog kan ordregiver også undgå misforståelser og præcisere kravene for at undgå uklarheder, der ellers kunne opstå senere i processen eller under udførelsen af kontrakten.

Derudover giver et forhandlingsforløb tilbudsgiverne mulighed for at reparere på deres tilbud, hvis disse i første omgang er ukonditionsmæssige. Ordregiver kan dermed tilrettelægge forhandlingsmødet eller -møderne med tilbudsgiverne med henblik på at sikre disses konditionsmæssighed, hvilket er med til at øge konkurrencen om kontrakten.

Så kære ordregiver, spørg dig selv igen: Forhandler du for lidt? Det er måske på tide at udforske potentialet i udbud med forhandling.