Først på året fik formand for Bibliotekschefforeningen May-Britt Diechmann sig en grim overraskelse. 

Et bestyrelsesmedlem skrev i en mail til hende, at Microsoft havde valgt at droppe folkebiblioteker fra listen over brugere, som kunne anvende den billige licenstype Academic, som bibliotekerne hidtil har brugt.  

“Det betyder en markant fordyrelse,” lød det i mailen.

I Aarhus Kommune løber det op i flere hundrede tusinde kroner om året at bevare de funktionaliteter, som de fleste efterhånden tager for givet: mail- og kalenderfunktion, office-pakke, chatfunktion m.m.

Chef for Aarhus Bibliotekerne Marie Østergård har allerede måttet finde besparelser til at dække den ekstraregning, som hendes biblioteker står med. 

- Det er grønthøstermetoden - alt fra legetøj til personaletimer, til vedligehold og møbler, siger hun.

Og det ærgrer hende, for det er den borgernære service, det går ud over.

- Vi bruger få midler på administration. Det er varme hænder og kontakt med borgerne, der nu bliver flyttet over på noget så usexet som licenser. Vi er sat i verden for borgernes skyld og for at være der for dem, men det er et arbejdsredskab, vi ikke kan undvære, siger hun.

For at sikre at medarbejderne har de digitale redskaber, som de har brug for, har man måttet skifte til en anden licenstype, som er væsentligt dyrere.

Mens kommunen ifølge digitaliseringschef i Kultur og Borgerservice Bo Fristed tidligere gav ca. 800 kr. pr. licens pr. år for Academic, koster alternativet 2.800 kr. Med 150-170 biblioteksmedarbejdere løber det op i 300.000-340.000 kr. pr. år. 

- Det er vores tal, men andre kommuner har andre vilkår. Det afhænger af udbud, siger han og tilføjer, at prisen fra 2027 stiger yderligere til 4.000 kr. om året. 

Og det er ikke så nemt at gøre noget ved, når man forhandler med et monopol, bemærker han. 

- Det er svært at sige nej tak, når hele vores infrastruktur er bundet op på Microsoft. 

Ligesom pris og vilkår kan være forskellige fra kommune til kommune, er der også forskel på, hvornår den enkelte kommunes licensaftale skal fornyes. Derfor rammes alle ikke på én gang, så ifølge Bo Fristed er det ikke alle, der endnu har opdaget problematikken.

Men det er kun et spørgsmål om tid.

Uden for indflydelse

I Hillerød Kommune udløber den nuværende licens i 2025, og bibliotekschef Stine Holmstrøm Have har været i gang med at undersøge alternativerne. 

- Da vi fik at vide, at der kom ny licensmodel, fandt vi ud af, at biblioteker kunne indgå under en nonprofit-ordning, men det er uklart, hvad der ligger i den, siger hun.

I dag betaler bibliotekerne i Hillerød 756 kr. pr. år pr. licens., og skal de nuværende 53 licenser laves om til en almindelig administrativ licens, vil det koste yderligere 882 kr. om året og altså blive mere end dobbelt så dyrt. 

Ender det sådan, skal Stine Holmstrøm Have skære knap 47.000 kr. i budgettet, mens hun omvendt vil kunne spare ca. 15.000 om året, hvis kommunen kan skifte til nonprofit-licensen. 

Det ved hun bare ikke, om den kan, for det er vanskeligt at gennemskue - både teknisk og juridisk.

I Aarhus har man undersøgt, hvad konsekvenserne vil være ved at skifte til nonprofit-licensen, og her dur det ikke. Det vil nemlig afskære biblioteksmedarbejderne fra at samarbejde med kommunens øvrige medarbejdere og fx dele filer, chatte og booke de samme mødelokaler, fortæller Bo Fristed. De bliver deres egen ø i kommunen, og det er ikke mindst uhensigtsmæssigt, når man deler lokaler. 

- Nogle kan måske godt leve med, at bibliotekerne bliver skåret ud af kommunen, men vi har vurderet, at ulemperne er større end fordelene, siger Bo Fristed. 

Så man har valgt at stramme livremmen og sluge regningen. 

- I bund og grund er vi sat uden for indflydelse. Det er ikke noget, vi kan vælge at lade være med, siger Marie Østergård.

Savner debat og hjælp

I Bibliotekschefforeningen har May-Britt Diechmann fået meget forskellige tilbagemeldinger fra bibliotekscheferne om nonprofit-licensen. 

- Nogle steder lader det til at være en mulighed, andre steder mener man ikke, det kan lade sig gøre. Det er superkomplekst, og så bliver det op til en lokal tolkning, siger hun. 

Selv er hun leder for Stevns Bibliotekerne, og her har man ikke de store muskler, når det kommer til at gennemskue og vurdere, hvad der er den bedste vej frem. 

- Jeg synes, det er svært at arbejde med et firma, der som Microsoft har en monopollignende status, for hvor tager man fat i sådan noget henne?, spørger hun.

Derfor har hun kontaktet både KL og Slot- og Kulturstyrelsen i håb om, at der måske kan være hjælp at hente. 

Hun efterlyser en mere generel diskussion af de uønskede konsekvenser, det kan have, når man gør sig så afhængig af en leverandør. 

- Er det nogle kloge valg, vi har taget i forhold til, hvem vi har som leverandører? Det er problematisk, når en tech-virksomheds pludselige licensændring kan få indflydelse på vores kerneopgaver, siger hun.

På tværs af kommunerne risikerer ændringen at løbe op i flere millioner, og det er penge, som skal findes i biblioteksbudgetter, der i forvejen har det med at blive klemt i den kommunale økonomi, påpeger hun.

- Det er temmelig mange penge, og det er kernedrift, det kommer til at gå ud over, siger hun.

Samtidig er der brug for, at fx KL går mere aktivt ind i sagen på vegne af de danske kommuner, mener Stine Holmstrøm Have.

- Hvis 98 kommuner selv skal ind og lave en aftale, når det er det samme problem alle steder, er det dårlig brug af offentlige midler, hvis du spørger mig, siger hun.

Kommunen.dk har spurgt KL og Slots- og Kulturstyrelsen om, hvad henvendelsen fra Bibliotekschefforeningen har ført til. 

Slots- og Kulturstyrelsen er ikke vendt tilbage inden deadline, men KL oplyser, at man har sendt sagen til Slots- og Kulturstyrelsen samt til Tech-kontoret i Digitaliseringsministeriet “for dialog om de udfordringer, der følger med aftaler med en tech-gigant.”