Et team, der har prøvet det før, formålet skal være klar og tydelig, og projekter skal hellere være små og korte end store og lange. De tre råd har centerleder hos forskningscenter for offentlig IT på Københavns Universitet, Jens Schmidt tidligere fortalt Kommunen.dk

Igennem 40 år har forskning vist, at it-projekter fejler på grund af dårlig forberedelse. Ejendomsvurderingerne og MitID er begge offentlige it-systemer med fejl ved lanceringen, som resulterede i negativ omtale og overarbejde for de ansatte. Danskernes årsopgørelse derimod er et it-system, hvor man stort set aldrig hører om fejl. Det kører, som det skal.

Underdirektør hos Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, der står for udvikling og drift af it-systemerne for den danske skatteforvaltning, Tommy Fuglsang beskriver systemerne bag årsopgørelsen som en fin gammel dame. Udviklingen af systemet startede helt tilbage i 1970’erne, og lige siden er der blevet bygget mere og mere ovenpå.

Selvom systemerne nu skal opdateres, er der flere ting, man kan blive inspireret af.

Kompetencer og planlægning

I dag bliver der hvert år lavet en ny version af årsopgørelsen med årets krav, som så bliver lagt ovenpå tidligere versioner af systemet. Hvert år får Skattestyrelsen derfor mere og mere data om borgerne, og systemet bliver mere og mere præcist, så borgere kan angive deres skat korrekt.

De ansatte, der hvert år udvikler og lancerer systemet til årsopgørelsen, får derfor en masse kompetencer på området, hvilket er en af årsagerne til de få fejl i systemet. De ansatte ved præcis, hvad de skal gøre, og hvordan de optimerer processen.

- Medarbejderne har prøvet det i mange år og har derfor en stor viden, en masse erfaringer og dermed de helt rigtige kompetencer. Hvert år får vi en masse krav, som ligger som perler på en snor, som vi skal implementere. Derfor nedbryder vi opgaverne, så det er nemmere at have med at gøre, siger Tommy Fuglsang.

Forberedelsen hvert år er vigtig, når nye krav skal implementeres, fortæller underdirektøren. Det hele bunder i god planlægning, så alt er forberedt ned til mindste detalje, og alle ansatte kender deres plads, når de går live med systemet. En af måderne, de forbereder sig på, er grundige test af systemet.

- Der er meget få fejl i systemet, fordi vi bruger rigtig mange kræfter på at teste det. Vi vil gerne sikre os, at vi har borgernes tillid, så derfor er vi hele tiden på toppen af, hvad de har brug for, siger han.

Det er vigtigt altid at vide, hvad brugerne har brug for. Hvordan bliver systemet så nemt som muligt?

It-systemet til årsopgørelsen er et såkaldt legacy-it-system. Det betyder, at en stor del er baseret på gammel teknologi, som er svær at videreudvikle. På grund af systemets kompleksitet er det ikke muligt at genudbyde systemet, hvilket er en af årsagerne til, at systemerne skal opdateres.

- Årsopgørelsen er lidt en fin gammel dame, som ikke helt har kræfterne til at understøtte fremtiden. Der kommer derfor en årrække, hvor nogle nye systemer skal kunne sameksistere med eksisterende løsninger. Vi skal nu hele tiden have øje for at reducere risikoen, mens vi moderniserer systemerne, fortæller han.

If it ain’t broken, don’t fix it

Da Styrelsen for Læring og It gik live med deres it-system til elevfordeling på gymnasierne, havde de på kun et års tid færdiggjort projektet. Kontorchef hos Styrelsen for It og Læring Anne-Marie Pedersen fortæller, at de var nødt til at begynde at tænke anderledes, end de plejede at gøre. Det kan selvfølgelig ændre sig fra projekt til projekt, men hos styrelsen er de nu begyndt at vende fremgangsmåden på hovedet.

- Vi har altid haft målet i tankerne. Vi skal lykkes med, at flest muligt kommer ind på deres første prioritet, og det er dét, vi skal lykkes med, frem for tung it. Som udvikler kan man nemt falde i hullet og bygge meget it, og først når man er færdig, kigger man på, om målet er nået, siger Anne-Marie Pedersen, der stod for it-projektet.

Ligesom fremgangsmåden hos årsopgørelsen blev projektet delt op i mindre dele, og systemet blev hele tiden testet, så de var sikre på, at de endte med det produkt, som de skulle, forklarer Anne-Marie Pedersen.

Ofte ser man hele projektet som ét stort projekt og starter med de 80 pct. nemmeste opgaver, fortæller hun. Så står man til sidst med de 20 pct. sværeste og oftest mest væsentlige opgaver. Derfor blev det hele vendt på hovedet, og styrelsen startede med de sværeste 20 pct.

For styrelsen var samarbejdet i Børne- og Undervisningsministeriet samt regionerne, som sidder med det reelle ansvar for fordelingen, helt essentielt. 

- Det er så vigtigt, at de bliver hørt, og at vi kender til deres behov. Det har selvfølgelig ikke altid været lige nemt, men vi har kunnet finde frem til et fælles mål, siger hun. 

Med et fælles mål er det nemmere for begge parter at finde frem til det mest optimale slutprodukt, men lovgivning kan ofte være en udfordring, og derfor var samarbejdet i ministeriet vigtigt.

- Jo mere kompliceret lovgivning, jo mere kompliceret for it. Der kunne være et politisk ønske om a, som vi godt kunne få til at fungere, men vi kunne så foreslå b, som måske kunne gøre det bedre og billigere, fortæller hun.

Men udfordringerne stopper ikke, når it-systemet først er blevet lanceret. Systemer skal vedligeholdes, repareres eller opdateres, og derfor skal styrelsen hele tiden sørge for, at it-systemet også forbliver en succes.

De er derfor meget opmærksomme på henvendelser til support for at forbedre systemet for brugerne.

- Vi forsøger så vidt muligt at tøjle vores trang til at ændre på ting. Flere gange om ugen minder vi hinanden om, at vi faktisk har et system, der fungerer godt. Vi behøver ikke lave om på det, siger hun.