Ingen overraskes, når nye it-systemer i det offentlige er spækket med fejl og viser sig langt dyrere end forventet. Det gælder blandt andet de nye ejendomsvurderinger og overgangen til MitID.

Også det kommunale it-system til 225-timers reglen for kontanthjælp er behæftet med fejl. Borgere blev trukket i kontanthjælp, selvom de ikke burde. 

Så hvorfor har det offentlige så ofte problemer med it? Ifølge regeringens digitaliseringsstrategi skal ny teknologi og automatisering ellers spare 10.000 årsværk over ti år. 

Den gode nyhed er, at offentlige it-systemer ikke klarer sig dårligere end private. Vi hører bare mere om dem. Den dårlige nyhed er, at it-systemer ofte er dømt til at volde problemer.

I en statusrapport over statslige it-projekter fra 2022 giver Statens It-råd sit bud på, hvorfor der er så mange problemer med statslige it-projekter. 

“Der bliver sat flere initiativer i gang, end myndighederne har ressourcer, økonomi og kompetencer til at løfte,” står der.

Ofte er opgaverne ikke afgrænsede nok, og projekterne vokser, mens de er i gang. Desuden planlægges de med for lang tidshorisont og har for høj kompleksitet. 

Ifølge forsker hos CBS og rådgiver hos Kombit Ulrik Røhl er der en god forklaring på, at offentlige it-systemer er så problemfyldte. 

– Ofte ser opgaven simpel ud på overfladen, men er faktisk meget kompleks nedenunder. Der er nok en tendens til, at beslutningstagere ikke har forstået det fulde omfang og går lidt naivt til, hvad teknologi kan og ikke kan. Vi undervurderer det simpelthen, siger han.

Netop dårlig planlægning peger Jens Schmidt, centerleder for Forskningscenter for Offentlig IT på Københavns Universitet, også på som et stort problem.

– Igennem 40 år har forskningen peget på, at it-projekter fejler, fordi de er utilstrækkeligt tilrettelagt. Kvaliteten af forberedelsen er ikke skarp nok, og yderligere problemer har næsten altid en sammenhæng med dårlig forberedelse, siger han. 

Flere myndigheder har desuden tilkendegivet over for rådet, at de ikke har de nødvendige it-kompetencer til nå i mål med projekterne.

Dyre og forsinkede

Jens Schmidt påpeger dog, at offentlige it-systemer ikke performer dårligere end private.

– Ingen forskning siger, at det går dårligere for it-systemer i det offentlige end i det private. Generelt set performer it-projekter bare dårligere end andre projekter. Cirka en femtedel af alle it-projekter koster fem gange så meget som planlagt, siger han.

It-rådet har i flere år lavet statusrapporter for statslige it-projekter, hvor projekterne enten får en rød, gul eller grøn farve alt efter, hvordan det går for udviklingen. Rød viser, at projektets forløb ikke går som planlagt.

Første halvår 2023 omfatter rapporten 54 projekter, hvoraf 13 er røde, 11 er gule, og 26 er grønne. 

It-systemet med navnet NemLog-in3 er et af de røde. Projektet er kun seks måneder forsinket, men til gengæld 10,8 mio. kr. dyrere, og den forventede økonomiske gevinst er formindsket med hele 153 mio. kr. 

Tallene er ikke enestående. Et it-system, der skal implementere Schengen-retsakter i Danmark, er fx blevet over 80 mio. kr. dyrere og forsinket med 36 måneder. Moderniseringen af et it-system til SU var grønt i 2022, men rødt i 2023, fordi man udtrådte af kontrakten med leverandøren. Det forringer gevinsterne med knap 50 mio. kr. 

Lægger man den forværrede økonomiske gevinst sammen for samtlige røde projekter i 2023, ender beløbet over 350 mio. kr. Og tallene er endda ikke oplyst ved alle projekter. Lægges den samlede forsinkelse sammen for de 13 røde projekter i 2023, løber det op i 16 års forsinkelse. 

Finansministeriet opgjorde i 2023, at projektomkostningerne fra 2018-2022 for 100 risikovurderede it-projekter var lidt over 15 mia. kr. Dertil kom fordyrelser på en mia. kr. Ministeriet har trukket projekter, der gik under budget, fra i beregningen af fordyrelsen.

Love som for 50 år siden

Ifølge Ulrik Røhl er lovgivningen den store synder, der ikke stemmer overens med en digital tidsalder. Lovgivningen til 225-timers reglen er 42 sider lang, og det kan være svært at implementere i et it-system. Mest af alt fordi fortolkningen af lovgivningen ikke altid er nem at forstå.

Kombit og Netcompany driver og udvikler it-systemet, der automatisk skal nedsætte kontanthjælpen til borgere for kommunerne. Da it-systemet blev lanceret, var problemet, at flere borgere, som ikke skulle have nedsat kontanthjælp, alligevel automatisk fik den nedsat.

Det tog KL og Kombit samt Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og Ankestyrelsen flere måneder at afklare, hvordan lovgivningen skulle forstås. 

I starten af januar 2024 har Kombit oplyst, at Kommunernes Ydelsessystem (KY) er opdateret, så 225-timers reglen nu it-understøttes korrekt. 500-1.000 berørte borgere har fået efterbetalt den manglende ydelse.

– Groft sagt udarbejder vi love, som vi gjorde for 50-75 år siden. Det skal ikke nødvendigvis laves om, men måske skal vi så justere ambitionerne for digitaliseringen. Digitalisering er selvfølgelig væsentlig til at give bedre kvalitet og effektivisere, men der findes andre værktøjer. Vi skal lære at tænke bredt, for et it-system er ikke altid svaret, siger Ulrik Røhl.

Der er ikke plads til tvivl i et it-system, så derfor er der høje krav til forståelse af lovgivningen, når der skal digitaliseres. 

 – Opgaverne, der skal varetages af den offentlige sektor, er typisk meget komplekse opgaver. Samtidig styres den offentlige sektor af lovgivning, som per definition er ufleksibel. It-systemerne skal understøtte rigtig mange regler, og vi kan jo ikke lade dem fravige fra besværlige lovgivninger rent it-mæssigt. 

Også EU-lovgivning vanskeliggør udviklingen af it-systemer. Flertallet af projekter i it-rådets statusrapport med gul farve har fået stemplet på grund af EU-lovgivning. Enten fordi lovgivningen har ændret sig, eller fordi en ny lovgivning er på vej.

Ifølge centerleder Jens -Schmidt er lovgivning bare et vilkår for it-systemernes udvikling og implementering.

– Lovgivningen skal selvfølgelig være digitaliseringsparat, men det burde ikke være en overraskelse, at it-systemer skal understøtte komplicerede regler. Det er bare et vilkår og en del af jobbeskrivelsen, siger han.

Tre råd til mere succes 

Både it-rådet og de to forskere har alle råd til, hvordan it-projekterne kan opnå mere succes.

Ifølge it-rådet skal myndighederne blandt andet bruge mere tid på vedligeholdelse af it-systemerne, og it-projekterne bør være mindre, så forudsætningerne for at holde tidsplan og budget bliver bedre.

Jens Schmidt kommer med tre råd til større succes med it-projekterne: et erfarent team, et skarpt formål og et lavere ambitionsniveau. 

– Det er vigtigt med et team, der har prøvet det før med succes. Allerede i planlægningsfasen skal man have styr på teamet, og formålet for projektet skal være klart og tydeligt, siger han og fortsætter:

– Projekter skal også hellere være små og korte end store og lange. It-systemet til danskernes årsopgørelse er det it-system med størst succes, vi har herhjemme. Det er et kæmpe it-system, som er lavet lidt ad gangen i årtier.

Danmark er langt fremme med digitalisering, men det kan tage overhånd, og det kan også skabe udfordringer. Bare fordi noget bliver digitalt, bliver det ikke nødvendigvis optimeret, mener Ulrik Røhl. 

– Som samfund kan vi minde lidt om en teenager, der lige har opdaget et nyt band. Alle vennerne skal høre om bandet, og vi klistrer hele værelset til med plakater. Sådan har vi det næsten med alle teknologiske løsninger. Vi skal lære at kigge på, hvad digitaliseringen kan, men også hvad den ikke kan.

Han mener ikke, det burde have været overraskende for Digitaliseringsstyrelsen, at Borgerservice fik en del merarbejde under implementeringen af MitID, men det skete alligevel.

Både lovgivningen og digitaliseringen skal kunne tale sammen. Hvis de ikke kan det, ender man i problemer.