Møder er en sikker del af jobbet som leder, men for de kommunale ledere er det tilmed en meget stor del af jobbet.

Den nye kandidatanalyse af Konsulenthuset Ballisager og Voxmeter indikerer, at de kommunale ledere bruger omkring 10 timer om ugen bare på at sidde i møde. 

Det er næsten tre timer mere end den gennemsnitlige mødetid om ugen for ledere på tværs af brancher, som ifølge analysen ligger på seks timer og 23 minutter. 

Analysechef og bestyrelsesformand i Konsulenthuset Ballisager Morten Ballisager har svært ved at se meningen med de mange timer, som bruges i mødelokalerne.

- Jeg synes det er et vildt højt niveau, og jeg kan egentlig ikke helt forstå, at man har brug for at sidde så meget i møde, siger han.

Analysen giver ikke en forklaring på, hvorfor de kommunale ledere sidder så meget i møde. Men Morten Ballisager har et bud.

- Måske er det et tegn på, at man ikke er dygtig nok til at nå hen til beslutningerne, siger han og fortsætter:

- Jeg har også et indtryk af, at man nogle gange kommer til at holde nøjagtigt de samme møder mere end én gang, fordi man ikke får lavet beslutningsreferater efter møderne.

Unikt i kommunerne

Det er ikke første gang, at en undersøgelse tegner omfanget af møder i den offentlige sektor. 

En nylig undersøgelse foretaget af den faglige organisation Lederne viser ligeledes, at de offentlige ledere bruger flest timer i mødelokalet. 

Helt konkret viser undersøgelsen hos Lederne, at de offentlige ledere bruger 14 timer om ugen på møder. 

Det er et markant højere timetal end i Konsulenthuset Ballisager og Voxmeters kandidatanalyse, og ifølge Lederne er det desuden stort set det samme timetal, som da man lavede samme undersøgelse i 2017.

Birgitte Alstrøm, der er ledelsesrådgiver hos Lederne, understreger i undersøgelsen, at de mange timer i mødelokalet ikke nødvendigvis er en dårlig ting, men der er særligt én afgørende faktor:

- Det afgørende er, om den tid man bruger, giver værdi. Og her viser undersøgelsen tydeligt, at der fortsat spildes for mange timer, fordi mødekulturen og mødeledelsen ikke er optimal, siger hun.

I Hørsholm Kommune kan man genkende det billede, som analyserne tegner. 

Kommunaldirektør Morten Winge har mange års erfaring som direktør i flere kommuner og han fortæller, at han i lang tid har haft et fokus på at skabe en bedre balance i omfanget af møder, som i perioder kan være til den høje side.

- Udfordringen er ofte at tage stilling til, om der er en god balance mellem at være i møde og være tilgængelig. Og en god balance i også at have tiden til processen med de ting, der bliver besluttet på møderne, siger han og fortsætter:

- Det man dog skal huske er, at møderne ofte er vigtige og nødvendige. Og møder er også tit et godt redskab til at få løst de opgaver, man sidder med. Så der er jo som regel en god grund til, at vi har de her møder, understreger Morten Winge.

Han fortæller, at det i Hørsholm især er kommunens centerchefer, som kan have en tætpakket mødekalender.

- Det særlige for f.eks. en centerchef er, at de har opgaver som både peger meget opad og nedad i organisationen. Derfor er der ofte et behov for både at holde møder med bl.a. direktionen, men også den nære ledelse i f.eks. dagtilbuddene, siger Morten Winge. 

Et bredt ansvarsområde kan også være en faktor, mener han:

- Det karakteriserer en kommune med en størrelse som Hørsholm, at man som chef ofte har et meget bredt ansvar med flere fagområder under sig. Så kan det være meget vanskeligt at standardisere tingene, og det nødvendiggør tit flere møder for at imødekomme de mange forskellige forventninger, som følger med opgaverne.

Kandidatanalysen af Konsulenthuset Ballisager og Voxmeter viser også, at kommunale ledere bruger mere tid på møder end ledere i regioner og stat. 

Sammenlignet med andre ledere i det offentlige indikerer analysen, at de statslige ledere bruger seks timer om ugen på møder, og de regionale ledere bruger syv timer. Det er henholdsvis fire og tre timer mindre om ugen end de kommunale ledere, som ifølge analysen bruger 10 timer i mødelokalet om ugen.

Men det er der en god forklaring på, mener Morten Winge.

- I kommunerne er man som chef meget tæt på det politiske. Man skal både implementere en masse, der kommer fra staten, og alle de beslutninger, som træffes i byrådet og i de politiske udvalg.

Morten Winge forklarer videre, at staten har store ambitioner for kommunerne i disse år. Det vil ofte betyde, at der er behov for flere møder.

- Lige nu er vi jo i gang med 6-7 forskellige store reformer på samme tid. Og rigtig mange af de reformer peger jo også ind i, at vi skal blive bedre til at arbejde på tværs. Det kan være svært at gøre, hvis man ikke taler sammen, siger han.

Forsvindende få vil lede

Kandidatanalysen fra Konsulenthuset Ballisager og Voxmeter antyder også, at få har lyst til at være leder i kommunerne. 

Her ser Morten Ballisager en mulig sammenhæng med omfanget af møder.

- Hvor attraktivt er det lige at sidde så meget i møde? Kutymen, analysen konkluderer om praksis i kommunerne - at man skal gå til en hel masse møder - kan muligvis være en demotiverende faktor for de medarbejdere, som aspirerer til selv at blive ledere en dag.

- Jeg tror ikke, det er en hverdag der ser særlig attraktiv ud, og det er de nuværende lederes medansvar at gøre den kommunale ledelse  mere tiltrækkende, siger han.

Spørgsmål: Kommunerne står med en række reformer som skal implementeres og kommunernes økonomi er udfordret særligt pga. stigende udgifter til det specialiserede socialområde. Er det udfordringer, som afspejler sig i lysten til at være leder?

- Ledere kan jo som udgangspunkt godt lide at blive udfordret. Reformerne er forandringer, det er justeringer, strategi og alt muligt andet, som er ren lederguf, fastholder Morten Ballisager.

- Som jeg ser det, er det mere det her med, at man som medarbejder spejler sig i den ledelseshverdag der er i kommunerne. Som det er i dag, mener jeg ikke at det er en attraktiv hverdag for særlig mange.

For Morten Winge er de mange møder dog ikke nødvendigvis et tegn på en uattraktiv hverdag. Han mener, at de mange møder også kan afspejle høje ambitioner i de kommunale forvaltninger. 

- Det er ikke kun lokalpolitikerne som kan have høje ambitioner for deres kommuner. Oftest har vi også høje ambitioner i forvaltningerne. Det er en del af drivkraften hos de gode offentlige ansatte. At man typisk sætter mange ting i gang, siger han.

Morten Ballisager har ét råd til de kommunale ledere, som ønsker at nedbringe omfanget af møder. Løsningen er mere struktur, mener han:

- Mit råd er, at man skaber en stram struktur for alle møder, så de ikke ender med at handle om andet end det højst nødvendige. Et møde skal handle om at træffe de nødvendige beslutninger, uddele ansvar til dem, der skal føre beslutningerne ud i livet, og så skal man huske altid at skrive referat. Hvis man gør de tre ting, så tror jeg, at man kan halvere mødeomfanget, siger han.

Kandidatanalysen udgives hvert år og er lavet på baggrund af svar fra 2.000 respondenter på tværs af flere brancher i Danmark. Data til analysen er indsamlet efter nationalt repræsentative kvoter på køn, aldersgrupper og region for arbejdsstyrken, skriver Konsulenthuset Ballisager.